Política de Protección de Datos Personales de J5 Asesorías Académicas
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, J5 Asesorías Académicas, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, necesarios para el ejercicio de su objeto social, expide las presentes políticas de protección y tratamiento de datos personales, de conformidad con la normativa vigente en Colombia.
1. Identificación de la Organización
- Nombre o razón social: J5 Asesorías Académicas
- Domicilio: No disponible (Servicios prestados a nivel nacional)
- Correo electrónico: j5asesoriasacademicas@gmail.com
- Teléfono: 3173781101
2. Definiciones
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
3. Responsabilidad J5 Asesorías Académicas es responsable del tratamiento de datos personales que resultan indispensables para el ejercicio de su objeto social, en especial lo referente a la actividad de asesoría educativa. Recopilamos datos personales de clientes, trabajadores, proveedores y contratistas. Lo anterior impone la necesidad de expedir e implementar la presente política de protección y tratamiento de datos personales, que serán de obligatorio cumplimiento para todos los niveles y dependencias. La presente política cobijará los datos personales, información y archivos registrados en las bases de datos de J5 Asesorías Académicas, susceptibles de tratamiento, en virtud de las relaciones contractuales o de servicios sostenidas o que se hayan sostenido entre los titulares de la información y la empresa, incluyendo clientes, trabajadores, contratistas, proveedores y cualquier otra persona natural o jurídica titular de información recaudada por J5 Asesorías Académicas.
4. Objetivos de la Política de protección de datos personales J5 Asesorías Académicas, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, promueve a través de la presente política que esta actividad se desarrolle respetando los derechos fundamentales de los titulares y los preceptos legales en la materia. Se persigue con la expedición de la presente política el conocimiento de las condiciones en que se debe desarrollar el tratamiento de datos personales por parte de los titulares, incluyendo, pero sin limitarse a sus derechos y los mecanismos dispuestos para el ejercicio de los mismos.
5. Principios En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581/2012 y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:
- Principio de la legalidad: El tratamiento a que se refiere la presente Ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.
- Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la presente Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Ley.
6. Aviso de políticas de privacidad y uso de datos El aviso de privacidad a través del cual J5 Asesorías Académicas le informará a los titulares sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que les serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que pretenda dar a sus datos personales, estará publicado en la página web de la institución de manera permanente.
7. Derechos que le asisten al titular de la información
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado por el Responsable o Encargado del Tratamiento respecto del uso dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
8. Derechos de los niños y adolescentes En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de sus datos, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
9. Deberes de J5 Asesorías Académicas frente a los datos personales
- Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas data.
- Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
- Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y sus derechos.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta y actualizada.
- Actualizar la información y rectificarla cuando sea incorrecta.
- Suministrar al encargado del tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
- Exigir al encargado del tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
- Informar al encargado del tratamiento cuando la información esté en discusión por parte del titular.
- Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Persona responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos J5 Asesorías Académicas ha designado como responsable de velar por el cumplimiento de esta política a Damián Díaz, quien estará atento a resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares, a través del correo electrónico j5asesoriasacademicas@gmail.com o el teléfono 3173781101.
11. Procedimientos para la atención de consultas, reclamos y peticiones El titular, sus tutores legales o causahabientes que consideren que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan un presunto incumplimiento, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento bajo las siguientes reglas:
- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable con la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo es incompleto, se requerirá al interesado para que subsane las fallas.
- Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” en un término no mayor a dos días hábiles.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince días hábiles.
12. Uso de los datos personales Según el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, todas las personas tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se tenga de ellas en las centrales de datos. En J5 Asesorías Académicas, garantizamos la confianza, seguridad y calidad en el uso de la información. Para ello, recibimos, registramos, conservamos, modificamos, reportamos, consultamos, entregamos, compartimos y eliminamos información con la autorización del titular. Los datos nos permiten ofrecer y suministrar información sobre nuestros servicios educativos, dar cumplimiento a obligaciones contractuales y trabajar en estrategias de mercadeo y publicidad, siempre respetando el derecho de Habeas data de nuestros vinculados y fortaleciendo las relaciones con nuestros proveedores mediante acuerdos de confidencialidad y cláusulas de seguridad de la información.
13. Tratamiento de la información J5 Asesorías Académicas realizará el tratamiento de la información cumpliendo con la presente política y se regirá por los siguientes parámetros:
- Los datos personales solo serán tratados por aquellos trabajadores o colaboradores que cuenten con el permiso para ello.
- Todo dato personal que no sea dato público se tratará como confidencial, aun cuando la relación contractual con el titular haya finalizado.
- Los datos personales solo podrán ser tratados durante el tiempo y en la medida que la finalidad de su tratamiento lo justifique.
- Seremos más rigurosos en la aplicación de las políticas cuando se trate del uso de datos personales de los niños, niñas y adolescentes.
- Podremos intercambiar información de datos personales con autoridades gubernamentales o públicas, cuando lo soliciten en ejercicio de sus funciones.
- Los datos personales serán manejados proveyendo todas las medidas humanas y técnicas para su protección.
- Cuando finalice alguna de las labores de tratamiento de datos personales, los trabajadores o contratistas están obligados a mantener la reserva de la información.
- Divulgaremos a nuestros trabajadores, contratistas y comunidad educativa las obligaciones que tienen en relación con el tratamiento de datos personales.
14. Vigencia y actualización de la política de protección de datos La presente política de protección de datos personales entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación. Es un deber de los empleados y colaboradores conocer esta política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.